Casa românilor din Elveţia va publica, în următoarele luni, o serie de articole care își propune să facă cunoscute informații utile din culisele unui proces de recrutare, din politicile de resurse umane cât și din practicile manageriale ale companiilor din diverse domenii de activitate. Un prim articol despre etapele unui proces de recrutare standard.

Există un un proverb în limba româna ” Câte bordeie atâtea obiceie ” pe care de altfel îl găsim și la alții ”Autant de têtes, autant d’vis” sau ”many man, many minds”,  astfel încât a devenit un fel de axiomă populară. Procesele de management, sau modul în care o companie alege să își desfășoare activitatea, nu fac excepție.  Astfel au aparut și best practices, care se referă la procesele standard, de referință dintr-un anumit domeniu de activitate. Acestea sunt aceleași peste tot, indiferent de țară.

Iar în ceea ce privește un proces de recrutare și selecție, gradul de experientă și know how specific al recrutorului, profesionalismul sau, cât și poziționarea HR-ului ca partener strategic al managementului fac diferența între best practice și worst practice. Acestea sunt și motivele principale pentru care există abordări care lasă mult de dorit, și pentru care de multe ori vedem atâtea nepotriviri între post și ocupantul postului, pe când mulți alți candidați calificați nu trec de primul interviu, sau nici măcar nu ajung la un interviu.

Un proces de recrutare și selecție este de succes dacă :

• Există un set de criterii măsurabile care pot fi evaluate şi utilizate pentru compararea candidaţilor;
• Procesul este transparent şi acordă oportunităti egale tuturor candidaţilor, oferind aceleaşi tipuri de informaţii și în acceași cantitate, şi comparându-i prin intermediul aceloraşi caracteristici;
• Candidatul ales posedă cunoştinţele, abilităţile, experienţa, educaţia şi comportamentele necesare pentru a performa corespunzător cerințelor postului, cu un nivel înalt de motivare şi satisfacţie;
• Persoana angajată în urma procesului rămane pe post cel puțin un an. Retenția pe post este ensențială. Nicio comapnie nu își dorește costuri de recrutare suplimentare sau fluctuație mare, cel puțin nu în primul an.

Imediat ce se înregistrează o demisie sau se identifică nevoia unui nou post, supervizorul direct trebuie să evalueze dacă recrutarea este cea mai potrivită soluţie sau dacă se pot lua în considerare alte opţiuni. Vacantarea unui post nu atrage după sine în mod necesar un proces de recrutare. De regulă managerul are în calcul următoarele opțiuni :

• Reorganizarea distribuţiei muncii;
• Creșterea/Dezvoltarea ariei de responsabilități pentru angajaţii existenţi;
• Reorganizarea sau automatizarea sarcinilor de lucru;
• Revizuirea postului în vederea posibilităţii de a trece de la program cu normă întreagă la timp parţial.

De foarte multe ori, decizia este de a lărgi responsabilitățile celorlalți angajați din departament, cu scopul de a reduce costurile de personal. Postul va fi scos la concurs numai după ce s-au obținut toate aprobările necesare, ceea ce înseamnă că grila salarială, tipul postului (cu normă întreagă, cu timp parţial, pe perioadă nedeterminată, pe perioadă determinată), precum și costurile recrutării și angajării (ex. dacă firma plătește costurile obținerii dreptului de munca pentru cei care nu îl au deja) sunt stabilite apriori. Ceea ce lasă foarte puțin loc de negociere candidatului.

Bugetarea costului aferent obținerii permisului de muncă, și a costurilor legate de relocare (dacă există în politica firmei) este motivul pentru care mulți recrutori resping din start CV-urile candidaților fără drept de muncă. Șansele ca managerul care angajează să obțină o sumă suplimentară, care nu a fost prevăzută în procesul de bugetare de la început, sunt minime, mai ales când există candidați calificați pentru care compania nu trebuie sa acopere aceste costuri. Dacă o poziție rămâne mult timp deschisă se va lua în calcul și acestă alternativă. De asemenea, foarte multe companii au în politica lor de recrutare obligativitatea de a scoate postul vacant intern, adică de a oferi posibilitatea angjaților să candideze pe postul respectiv, înainte de a recruta extern, ceea ce limitează accesul în companie candidaților externi (o practică des întâlnită în marile corporații).

Canalele externe de recrutare cele mai folosite sunt :

• Publicarea pe Internet – inclusiv pe site-urile specializate;
• Publicarea de anunţuri în diverse ziare locale şi/sau naţionale şi alte canale media, precum TV sau radio;
• Trimiterea informaţiilor relevante către grupuri specifice de potenţiali aplicanţi, în cazurile în care se cer abilităţi de specialist în anumite domenii (asociaţii profesionale, forumuri, reţele academice);
• Agenţii de recrutare sau companii de executive search;
• Reevaluarea candidaţilor ce au fost implicati în alte procese de recrutare si care au fost potriviţi pentru poziţii similare;
• Participarea la târguri de recrutare sau carieră (de regulă pentru poziții de juniori);
• Site-ul corporativ de cariere.

Metoda aleasă depinde de bugetul alocat recrutării dar și de tipul postului. Pozițiile de white collar (angestellter / employé de bureau sau col blanc) sunt de regulă publicate pe site-uri specializate de recrutare (ex. monster) iar cele de blue collar (arbeiter / col bleu) sunt publicate de cele mai multe ori în ziare locale. De asemenea, companiile își publică posturile vacante pe site-ul lor la secțiunea cariere. Dacă trimiteți CV-ul pe această cale, șansele să fie citit sunt mult mai mari decât dacă folosiți alt canal de recrutare.

După finalizarea etapei de selecție a CV-urilor (durata este variabilă în funcție de urgența ocupării poziției, de numarul de candidați compatibili găsiți,  de obicei 1 – 3 saptămâni între momentul trimiterii CV-ului și primul feedback de la recrutor), urmeză etapa de evaluare a candidaților, care poate să aibă mai multe interviuri în funcție de poziție :

• Interviu telefonic cu HR-ul;
• Interviu face to face cu HR-ul;
• Interviu cu supervizorul postului;
• Interviu cu managerul responsabil de angajre dacă acesta este diferit de supervizorul postului (managerul cu drept de "hire and fire" asupra postului respectiv nu este în toate cazurile și supervizorul direct).

În plus foarte multe companii introduc în procesul de recrutare teste de competențe (soft skills sau hard skills) sau probe practice și teste psihologice. Aceste teste au caracter eliminatoriu.

În general recrutorul este cel care evaluează candidadții selectați dintre toți cei care au aplicat, la supervizorul postului ajungand doar cei de pe lista scurtă (3 candidați evaluați pozitiv de recrutor în urma interviurilor face to face și a testelor de competențe). Dar asta depinde foarte mult de dimensiunea organizației și de rolul HR-ului. De multe ori, supervizorul postului este cel care face recrutarea. Dar ca referință 3 este cifra magică a short-listului indiferent cine face recrutarea. De asemenea, HR-ul va verifica telefonic referințele celor 3 candidați (sau în Elveția se mai solicită una sau mai multe scrisori care să ateste referințele respective).

Atunci când doi candidaţi, unul intern şi celălalt extern, au rezultate asemănătoare la evaluare, după parcurgerea tuturor etapelor de selecţie, candidatul intern va avea prioritate. După evaluarea listei scurte, procesul se încheie cu o ofertă, sau se poate relua astfel:

• Dacă cel ofertat prima dată refuză oferta, se poate extinde oferta unui al 2-lea candidat de pe lista scurtă;
• Dacă supervizorul postului respinge toate candidaturile, se reia procesul (se reevaluează candidaturile anterioare sau se reinițializează procesul).

De la data inițierii selecției şi până la prezentarea ofertei de angajare, durata standard a procesului de poate fi :

• Durata totală pentru poziţii non-manageriale (blue și white collars): 6 săptămâni
• Durata totală pentru poziţii low/middle management şi pentru poziţii de nişă: 8 săptămâni
• Durata totală pentru poziţii de top management: 10 săptămâni

Un recrutor profesionist va da feedback dupa fiecare etapă. Exista recrutori care nu fac acest lucru, pentru a-și lăsa loc să jongleze cu candidții. În cazul în care trebuie sa reia procesul de recrutare, recrutorul poate decide să recontacteze o parte din aplicanții inițiali, motiv pentru care mulți aleg să nu dea feedback decât după încheierea cu succes a procesului. Dar există și recrutori care nu dau feedback niciodată. În cel mai fericit caz candidatul primește un mail standard, fără să înțeleagă de ce a fost respins. Cu toate acestea faptul că un proces de recrutare durează mult nu este neapărat un răspuns negativ. Dar despre asta și despre alte informații utile (CV, dos si don`ts la interviu, matching post-candidat, grile salariale etc.) într-un articol viitor.

Alexandra Pogăcean, Fribourg